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Was ist CAFM? CAFM, IWMS und Workplace Analytics im Vergleich

Von Zoë Kschamer, Praktikantin Business Development ·

Zwei sich stark überlappende Kreise und ein kleinerer Kreis in der Akzentfarbe, der nur am Rand anschließt.

CAFM ist Software, die den Betrieb von Gebäuden unterstützt, etwa bei der Verwaltung von Flächen und der Planung von Wartungen. Ein IWMS verbindet diese Aufgaben mit Mietverträgen und Bauprojekten auf einer gemeinsamen Plattform. Workplace Analytics misst, wie Flächen tatsächlich genutzt werden.

Der Artikel erklärt die drei Systeme, vergleicht sie in einer Tabelle und zeigt an einem Beispiel, warum das CAFM und der Mietvertrag für denselben Standort unterschiedliche Flächendaten liefern.

Was ist CAFM?

Was CAFM-Software leisten soll, beschreibt der Deutsche Verband für Facility Management (GEFMA) in seiner Richtlinie GEFMA 400. Zu den Kernanwendungen zählen dort unter anderem Flächen-, Instandhaltungs-, Inventar- und Umzugsmanagement. Im Mittelpunkt steht das Gebäude mit seinen Grundrissen, Räumen und technischen Anlagen und den Aufgaben, die daran hängen. Dazu gehören die nächste Prüfung einer Brandschutztür genauso wie der Reinigungsplan für ein Stockwerk.

Für viele Unternehmen ist das CAFM die wichtigste Flächenmanagement-Software. Grundrisse und Raumbücher liegen meist dort. Ein Raumbuch listet alle Räume eines Gebäudes mit Fläche, Nutzung und Ausstattung auf und bleibt nur dann verlässlich, wenn es nach jedem Umbau nachgeführt wird. Die Flächen selbst berechnet das CAFM meist nach der Norm DIN 277.

Was ist IWMS?

IWMS steht für Integrated Workplace Management System. Der Begriff kommt aus dem englischsprachigen Markt und bezeichnet Plattformen, die Flächen- und Instandhaltungsmanagement mit der Verwaltung von Mietverträgen und Bauprojekten verbinden. Wer viele gemietete Standorte hat, findet in einem IWMS Vertragsdaten und Gebäudedaten an einem Ort.

Die Grenze zum CAFM ist fließend. IBM beschreibt sein Produkt Maximo Real Estate and Facilities, früher TRIRIGA, als IWMS. In der Liste der nach GEFMA 444 zertifizierten CAFM-Software steht IBM TRIRIGA ebenfalls (Stand Juni 2026). Die Bezeichnung allein sagt deshalb wenig über den Funktionsumfang eines Systems.

Was ist Workplace Analytics?

Workplace Analytics wertet aus, wie Flächen tatsächlich genutzt werden. Die Daten stammen zum Beispiel aus Sensoren, die Anwesenheit im Raum erfassen, aus Buchungssystemen für Arbeitsplätze und Besprechungsräume oder aus Zutrittssystemen. Daraus entstehen Kennzahlen wie die Auslastung im Verlauf der Woche oder die Belegung an Spitzentagen. Wie sich die Auslastung berechnen und mit anderen Kennzahlen verbinden lässt, zeigt der Artikel zu den Immobilienportfolio Kennzahlen.

CAFM und IWMS beschreiben, welche Flächen vorhanden sind. Workplace Analytics zeigt, wie sie genutzt werden. Für Entscheidungen über Flächen braucht es meist beide Sichten.

Sobald sich Nutzungsdaten einzelnen Personen zuordnen lassen, gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Technische Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen, unterliegen nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz der Mitbestimmung des Betriebsrats. Messungen pro Raum statt pro Arbeitsplatz verringern den Personenbezug. Ob ein konkretes System mitbestimmungspflichtig ist, klären Datenschutz und Arbeitsrecht im Einzelfall.

CAFM, IWMS und Workplace Analytics im Vergleich

Die Funktionen von CAFM und IWMS überschneiden sich deutlich. Workplace Analytics kommt als eigene Datenquelle hinzu.

System Schwerpunkt Typische Daten Typische Frage
CAFM Betrieb von Gebäuden Grundrisse, Räume, Anlagen, Wartung Wie groß ist welcher Raum, wann ist die nächste Wartung fällig?
IWMS Immobilien, Flächen und Betrieb auf einer Plattform Mietverträge, Flächen, Projekte, Instandhaltung Welche Verträge laufen aus und welche Flächen hängen daran?
Workplace Analytics Tatsächliche Nutzung von Flächen Sensor-, Buchungs- und Zutrittsdaten Wie stark werden Flächen über die Woche genutzt?

Warum Flächenzahlen im CAFM und im Mietvertrag abweichen

Wie weit Flächendaten auseinanderliegen können, zeigt das Werk West. Das Werk ist erfunden: Produktion, Verwaltung und eine unbeheizte Lagerhalle, 820.000 Euro Kosten im Jahr. Das Controlling teilt die Kosten durch die Mietfläche und meldet 90 Euro pro Quadratmeter. Das Facility Management nimmt die Fläche aus dem CAFM und kommt auf 98 Euro. Insgesamt kennen fünf Systeme eine Fläche für das Werk:

Quelle Gemeldete Fläche Kosten pro m² und Jahr
Energieausweis (Nettogrundfläche) 6.200 m² 132,26 €
ERP (Kostenstellen zugeordnet) 7.900 m² 103,80 €
CAFM (Nutzungsfläche) 8.400 m² 97,62 €
Mietvertrag (Mietfläche) 9.100 m² 90,11 €
Nebenkostenabrechnung (Umlagefläche) 9.350 m² 87,70 €

Die 8.400 m² im CAFM sind die Nutzungsfläche (NUF) nach DIN 277, also die Fläche, auf der gearbeitet, gelagert oder produziert wird. Flure, Treppenhäuser und Technikräume zählen nicht dazu. Die 9.100 m² im Mietvertrag folgen der Richtlinie der Gesellschaft für Immobilienwirtschaftliche Forschung (gif) zur Berechnung der Mietfläche (MF-GIF 2023). Diese Richtlinie fragt, wer eine Fläche nutzt, und rechnet gemeinsam genutzte Flure oder Foyers anteilig ein. Ein Flur kann deshalb nach DIN 277 Verkehrsfläche sein und trotzdem zur Mietfläche zählen. Eine feste Umrechnung zwischen beiden Flächenarten gibt es nicht, zumal sich die gif-Richtlinie seit der Fassung 2023 nicht mehr auf DIN 277 bezieht.

Die übrigen Zahlen haben eigene Gründe. Der Energieausweis erfasst nach dem Gebäudemodernisierungsgesetz (GModG) nur den beheizten oder gekühlten Teil der Fläche, die Lagerhalle fehlt deshalb. Das ERP, die zentrale Software für Finanzen und Kostenrechnung, kennt nur Flächen, die einer Kostenstelle zugeordnet sind. In die Umlagefläche der Nebenkostenabrechnung können Außen- oder Gemeinschaftsflächen einfließen.

Jede Zahl stimmt für ihren Zweck. Zwischen der kleinsten und der größten liegen trotzdem gut 50 Prozent. Rechnet ein Werk mit der Fläche aus dem Energieausweis und ein zweites mit der Mietfläche, kann im Bericht das günstigere Werk als das teurere erscheinen. Erschwert wird der Abgleich durch unterschiedliche Namen: Die Lagerhalle heißt im Mietvertrag „Halle 3“, im CAFM „WW-GEB-03“ und in der Kostenrechnung 4711. Ohne gemeinsame Standort- und Gebäude-ID beginnt jede Auswertung mit einer Zuordnungstabelle.

Flächendaten aus CAFM und weiteren Quellen zusammenführen

Mit einer gemeinsamen ID für jeden Standort und einer festgelegten Bezugsfläche pro Kennzahl werden vorhandene Flächendaten meist schon vergleichbar, bevor ein neues System eingeführt wird. Für Vergleiche zählt die gemeinsame Bezugsfläche mehr als die letzte Nachkommastelle: Rechnen alle Standorte mit der Mietfläche, bleibt die Reihenfolge stabil, auch wenn einzelne Werte ein paar Prozent danebenliegen.

Mit CAFM+ von spaciv setzen Sie auf Ihr bestehendes CAFM oder IWMS auf, ergänzen Auslastungsdaten aus weiteren Quellen und verbinden alles mit Flächen- und Standortdaten, ohne etwas zu ersetzen.

Häufige Fragen

Was ist CAFM auf Deutsch?

CAFM steht für Computer Aided Facility Management, auf Deutsch computergestütztes Facility Management. Facility Management bezeichnet den Betrieb und die Bewirtschaftung von Gebäuden, etwa Wartung und Reinigung.

Ist SAP ein CAFM-System?

SAP ist in erster Linie ein ERP-System. Für Immobilien bietet SAP die Komponente Flexible Real Estate Management (RE-FX), die Gebäude, Mietobjekte und Mietverträge abbildet und eng mit Finanzbuchhaltung und Controlling verbunden ist. Wartung und Instandhaltung laufen über die Komponente Plant Maintenance, die sich laut SAP-Dokumentation mit den Immobilienobjekten aus RE-FX verknüpfen lässt. In der GEFMA-Liste zertifizierter CAFM-Software steht SAP nicht (Stand Juni 2026).

Welche CAFM-Software gibt es?

Einen herstellerneutralen Überblick bietet die GEFMA. Sie zertifiziert CAFM-Software nach ihrer Richtlinie GEFMA 444 und veröffentlicht eine Liste der Produkte mit gültigem oder beantragtem Zertifikat. Im Stand vom 18. Juni 2026 stehen dort 22 Produkte. Die Liste ist keine Rangfolge. Sie zeigt für jedes Produkt, welche von 20 Kriterienkatalogen es erfüllt, zum Beispiel Flächen-, Umzugs- oder Vertragsmanagement. Damit lässt sich prüfen, ob eine Software die Aufgaben abdeckt, die im eigenen Unternehmen anfallen.

Quellen

Abgerufen am 11.11.2026 und 12.11.2026. Quellen, die nur auf Deutsch vorliegen, sind gekennzeichnet.

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