Standortkonsolidierung: Woran Sie erkennen, welcher Standort sich nicht mehr lohnt

Eine Standortkonsolidierung, ob als Schließung oder als Zusammenlegung mit einem anderen Standort, lohnt sich, wenn ein Standort dauerhaft mehr kostet, als er zum Betrieb beiträgt, und seine Aufgaben an anderen Standorten günstiger erledigt werden können. Ob das zutrifft, zeigt erst eine Rechnung, die neben Miete und Fläche auch Übergangskosten, Personal und Abhängigkeiten enthält. Dieser Artikel ordnet die Kriterien für eine Standortentscheidung in vier Blöcke, nennt die Kosten, die in vielen Rechnungen fehlen, und zeigt an einem Beispiel, wie stark die Restlaufzeit des Mietvertrags das Ergebnis verschiebt.

Was ist Standortkonsolidierung?

Standortkonsolidierung bezeichnet die Neuordnung eines Standortnetzes mit dem Ziel, Fläche und Kosten an den tatsächlichen Bedarf anzupassen. Dazu gehören die Standortzusammenlegung, das Verdichten im Bestand, die Schließung sowie die Umnutzung oder der Verkauf von Gebäuden. Der Begriff gilt für Büros genauso wie für Werke und Lager. Die Standortkonsolidierung ist ein Teil der Standortoptimierung, die auch die Wahl neuer Standorte umfasst.

Warum Unternehmen ihre Standorte gerade überprüfen

Hybrides Arbeiten hat in vielen Büros die Auslastung gesenkt. Die Frage lautet dann, wie viel Fläche an den Tagen mit der höchsten Belegung gebraucht wird. Kostendruck lenkt den Blick auf Standorte, die pro genutztem Quadratmeter teuer sind. Nachhaltigkeitsziele betreffen vor allem ältere Gebäude mit hohem Energieverbrauch, weil jede Schließung oder Modernisierung die Bilanz des ganzen Portfolios verändert. Nach einer Übernahme gibt es oft zwei Standorte für dieselbe Aufgabe in derselben Region.

Der Auslöser bestimmt, welche Daten zuerst gebraucht werden. Nach einer Übernahme stehen Doppelungen im Mittelpunkt, beim hybriden Arbeiten die Auslastung im Verlauf der Woche.

Standortentscheidung: Kriterien in vier Blöcken

Eine Standortentscheidung, die sich allein auf Kosten stützt, übersieht, was ein Standort für den Betrieb leistet. Die Kriterien lassen sich in vier Blöcke ordnen:

Die Kennzahlen aus dem ersten Block sind im Artikel Immobilienportfolio Kennzahlen mit Formeln erklärt. Für eine Konsolidierung sind die Kosten pro genutztem Quadratmeter besonders aufschlussreich, weil sie günstige, aber halb leere Standorte sichtbar machen.

Die Blöcke können sich widersprechen. Ein Werk mit hohen Kosten pro Quadratmeter kann im Block Strategie unverzichtbar sein. Ein günstiges Lager, das als einziger Puffer für ein Werk dient, ist im Block Betrieb schwer zu ersetzen. Eine belastbare Entscheidungsvorlage zeigt deshalb alle vier Blöcke nebeneinander und legt fest, welcher im Zweifel Vorrang hat.

Standort schließen: die versteckten Kosten

Die Einsparung einer Standortschließung ist schnell berechnet: Miete, Nebenkosten und Betrieb fallen weg. Wer einen Standort schließen will, muss aber auch die Kosten auf dem Weg dorthin kennen.

Ein Mietvertrag endet zum vereinbarten Termin, unabhängig davon, wann der Umzug abgeschlossen ist. Bis dahin laufen Miete und Nebenkosten weiter, oft parallel zu Mehrkosten am aufnehmenden Standort. Wird die Fläche nach Vertragsende nicht rechtzeitig zurückgegeben, kann der Vermieter nach § 546a BGB für diese Zeit eine Entschädigung in Höhe der vereinbarten oder der ortsüblichen Miete verlangen.

Dazu kommt der Rückbau. Ob Einbauten entfernt werden müssen und in welchem Zustand die Fläche zurückgeht, regelt in der Regel der Mietvertrag. Bei Hallen betrifft das zum Beispiel Regalanlagen, Maschinenfundamente oder Bodenmarkierungen.

Beim Personal fallen Abfindungen und Sozialplanleistungen an, für Beschäftigte, die an einen anderen Standort wechseln, auch Umzugshilfen oder höhere Fahrtkosten. Am schwersten zu beziffern ist der Wissensverlust. Wer nicht mitzieht, nimmt Erfahrung mit. In Lager und Produktion zeigt sich das in den ersten Monaten nach dem Umzug an mehr Fehlern, längeren Durchlaufzeiten und Zeit für Einarbeitung.

Beispielrechnung: zwei Lager zusammenlegen

Ein Unternehmen will zwei Standorte zusammenlegen und die Bestände aus Lager West (6.000 m², Kosten 55 € pro m² und Jahr, also 330.000 € pro Jahr) in Lager Nord unterbringen, das noch Reserven hat. In Lager Nord entstehen dadurch Mehrkosten von 60.000 € pro Jahr für zusätzliche Schichten und längere Wege zu Kunden. Die Nettoeinsparung beträgt 270.000 € pro Jahr, sobald der Mietvertrag für Lager West endet. Der Umzug ist zwölf Monate nach dem Beschluss abgeschlossen. Die Rechnung vergleicht zwei Fälle: Der Vertrag endet 18 Monate nach dem Beschluss, oder er läuft noch fünf Jahre. Alle Werte sind erfunden.

Im ersten Fall hat sich die Zusammenlegung knapp vier Jahre nach Vertragsende bezahlt gemacht, gut fünf Jahre nach dem Beschluss. Im zweiten Fall dauert es fast neun Jahre ab Vertragsende, knapp 14 Jahre nach dem Beschluss. Halle, Umbau und Personal sind in beiden Fällen gleich. Den Unterschied macht allein die Restlaufzeit.

Liegt das Vertragsende weit in der Zukunft, wird der Umzug deshalb meist so geplant, dass er kurz vor dem Ende abgeschlossen ist. Eine Alternative ist die Verhandlung mit dem Vermieter über eine Untervermietung oder einen Aufhebungsvertrag.

Wann sich ein teurer Standort trotzdem lohnt

Manche Standorte sind teuer und trotzdem die richtige Wahl. Ein Werk in der Nähe eines Großkunden spart Transportwege und sichert kurze Reaktionszeiten. Eine Region mit vielen ausgebildeten Fachkräften für eine bestimmte Technik lässt sich an einem neuen Ort schwer nachbilden. Anlagen, die eine behördliche Genehmigung brauchen, sind an einen genehmigten Standort gebunden, und ein neues Verfahren an anderer Stelle bringt Zeit und Unsicherheit mit sich. Zulieferer, die im Takt der Produktion liefern, sind oft auf die Nähe zum Werk ausgelegt.

Diese Faktoren lassen sich schwer in Euro ausdrücken. Eine Gegenrechnung macht sie greifbar: Welcher Umsatz und welche Lieferfähigkeit hängen am Standort, und was würde ein Ausfall kosten?

Standorte zusammenlegen, verdichten, schließen oder umnutzen: vier Szenarien

Verdichten kommt ohne Vertragsende und meist ohne Personalabbau aus. Dafür muss der Bestand die zusätzliche Nutzung tragen, etwa bei Deckenlasten, Brandschutz und Fluchtwegen. Eine Umnutzung kann eine Genehmigung der Nutzungsänderung erfordern, deren Dauer in die Zeitplanung gehört.

Betriebsrat und Kommunikation bei einer Betriebsänderung

Die Stilllegung, die Verlegung und der Zusammenschluss von Betrieben oder wesentlichen Betriebsteilen gelten nach § 111 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) als Betriebsänderung. In Unternehmen mit in der Regel mehr als 20 wahlberechtigten Beschäftigten muss der Unternehmer den Betriebsrat über eine geplante Betriebsänderung rechtzeitig und umfassend unterrichten und sie mit ihm beraten. In Unternehmen mit mehr als 300 Beschäftigten kann der Betriebsrat einen Berater hinzuziehen.

Für die Kostenrechnung ist § 113 BetrVG relevant. Wird eine Betriebsänderung umgesetzt, ohne einen Interessenausgleich mit dem Betriebsrat versucht zu haben, können entlassene Beschäftigte Abfindungen einklagen. Für andere wirtschaftliche Nachteile sieht das Gesetz einen Ausgleich für bis zu zwölf Monate vor. Dieser Nachteilsausgleich kommt zu den geplanten Kosten hinzu.

In der Praxis bewährt sich für die Kommunikation eine feste Reihenfolge: zuerst der Betriebsrat, danach die Belegschaft, anschließend Kunden und Dienstleister. Spätestens wenn Makler oder Vermieter angefragt werden, entstehen Gerüchte, deshalb gehört der Zeitplan der Kommunikation von Anfang an in das Projekt. Dieser Abschnitt ordnet die Rechtslage in Deutschland ein und ersetzt keine arbeitsrechtliche Prüfung im Einzelfall.

Der erste Schritt: eine Tabelle mit allen Standorten

Ein guter Start ist eine Übersicht aller Standorte mit den vier Kriterienblöcken, gefüllt mit den Daten, die bereits vorliegen. Lücken werden markiert und nach und nach geschlossen. Standorte, bei denen Kosten und Nutzung auseinanderfallen und deren Mietvertrag in den nächsten Jahren endet, kommen zuerst in die Detailrechnung.

Mit der Portfolioanalyse von spaciv stellen Sie Kosten und Auslastung aller Standorte nach einheitlichen Definitionen gegenüber, getrennt nach Standorttyp. In der Standortstrategie lassen sich alternative Szenarien im selben Modell simulieren, bevor Kapital gebunden wird.

Häufige Fragen

Wie lange dauert eine Standortkonsolidierung?

Die Dauer hängt vor allem an den Mietverträgen. Kündigungsfristen und Restlaufzeiten geben den Takt vor, dazu kommen die Beratungen mit dem Betriebsrat und Umbauten am aufnehmenden Standort. Im ersten Fall des Rechenbeispiels liegen zwischen Beschluss und Rückgabe der Fläche 18 Monate.

Welche Vorteile hat eine Standortzusammenlegung?

Eine Standortzusammenlegung senkt die laufenden Kosten, weil Miete und Betrieb eines Standorts wegfallen und gemeinsame Funktionen wie Empfang oder Haustechnik nur noch einmal nötig sind. Die verbleibende Fläche wird besser ausgelastet. Wann das die einmaligen Kosten aufwiegt, hängt vor allem an der Restlaufzeit des Mietvertrags.

Muss der Betriebsrat zustimmen?

Ein Vetorecht hat der Betriebsrat bei einer Betriebsänderung nicht. Der Unternehmer muss aber einen Interessenausgleich versuchen, also eine Einigung über die geplante Maßnahme selbst. Für den Sozialplan, der wirtschaftliche Nachteile der Beschäftigten ausgleicht oder mildert, gilt etwas anderes: Kommt keine Einigung zustande, entscheidet in der Regel die Einigungsstelle verbindlich (§ 112 BetrVG). Ausnahmen regelt § 112a BetrVG, etwa für reinen Personalabbau unterhalb bestimmter Schwellen und für neu gegründete Unternehmen.